Operations Support Administrator

Full-/parttime | Contract voor bepaalde tijd | Nederland

Q-bital Healthcare Solutions is een snelgroeiend bedrijf. Wij maken deel uit van Q-bital Healthcare Solutions, een in Engeland gevestigde, particuliere, internationale aanbieder van infrastructuur en klinische diensten die zorgaanbieders over de hele wereld ondersteunen. Q-bital Healthcare Solutions werd opgericht in 1999.

Onze speciaal ontworpen en gebouwde mobiele en modulaire faciliteiten bieden onze klanten nieuwe of vervangende zorgruimtes, waaronder operatiekamers, endoscopiesuites en sterilisatie- en diagnostische afdelingen.

Momenteel zijn wij op zoek naar een Operations Support Administrator om ons team in Nederland en Europa te versterken. Het betreft een kantoorfunctie, op ons Europese hoofdkantoor in Nieuwegein, Nederland, waar je 28-40 uur per week werkt.  

Verantwoordelijkheden: 

Algemeen 

• Alle secretariële taken voor het Nederlandse Management Team zoals agendabeheer en notuleren tijdens vergaderingen 
• Ondersteun de Directeur Operations met agendabeheer, notuleer vergaderingen en coördineer indien nodig vergaderingen 
• Voorbereiden en uitvoeren van interne ISO-audits volgens schema en volledige rapporten. Helpen bij het waarborgen van de naleving van alle relevante wetgeving en ISO-normen 
• Ondersteuning op alle gebieden van de bedrijfsvoering, samenwerken met collega's om processen en procedures te verbeteren en te moderniseren 
• Elke andere taak die het managementteam vraagt om het team te ondersteunen 
• Verantwoordelijk voor alle on-premise apparatuur- en servicecontracten 
• Ervoor zorgen dat ze worden onderhouden, geregistreerd en dat informatie/certificaten worden verzameld en gecontroleerd 
• Samenwerken met Nederlandse stakeholders en het Operations Support Team in Engeland.  
• Administratie van goederenontvangst documenten zoals pakbonnen en andere documenten 
• Ondersteuning en coördinatie bieden aan de Environmental, Social and Governance (ESG)-leider voor lokale activiteiten/initiatieven 

Office management:  

• Normen stellen voor het huishouden 
• Beheer van leveringen en  ontvangen van bezoekers 
• Zorg ervoor dat de voorraad benodigdheden (kantoor artikelen, boodschappen etc.) worden bijgehouden en regelmatig worden gecontroleerd 
• Verantwoordelijk voor de kantoortelefoon en het aannemen van berichten indien nodig 
• Beheer van het wagenpark en neemt de leiding in het bijhouden en regelen van contracten, onderhoud etc.

Lokale/groepsondersteuning: 

• Organiseren van trainingen, de trainingsregistratie up-to-date houden en zorgen dat trainingen op tijd worden vernieuwd wanneer dat nodig is 
• Ondersteuning van de on-boarding- en off-boarding-processen van medewerkers 
• Ondersteuning bij het plannen van wervingsgesprekken indien nodig 
• Actieve deelnemer van Employee Engagement Group 

Voordelen van werken voor Q-bital zijn onder meer: 

• Concurrerend basissalaris op basis van ervaring
• Contract van bepaalde duur voor één jaar met uitzicht op een vaste aanstelling op basis van prestatie.
• 30 vakantiedagen op fulltime basis, telefoon, laptop
• Doorgroeimogelijkheden en een enthousiast, groeiend team
• Kans om een positieve impact te hebben op de ervaringen van patiënten

Vereiste voorwaarden: 

• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden
• Zelfstarter met een benaderbare en behulpzame instelling
• Veel oog voor detail en pragmatisch
• Sterke tijdmanagement- en planningsvaardigheden
• Vermogen om kalm, positief en effectief te blijven onder werkdruk
• Nieuwsgierigheid om details van verzoeken te begrijpen om volledig begrip te krijgen
• Klantgericht: je zet altijd een stapje extra voor de externe en interne klant
• Werkt indien nodig zelfstandig en weet een positieve teamspirit te creëren
• Oplossingsgericht met een hands-on attitude.
• Uitstekend in het Nederlands en Engels, zowel geschreven als gesproken
• Hoge mate van discretie
• Uitstekende MSOffice-vaardigheden, inclusief PowerPoint; Word en Excel 
• MBO4 werk- en denk niveau

Ben jij die gemotiveerde en enthousiaste aanpakker en wil je een aanzienlijke impact maken in een uitdagende en dynamische omgeving, stuur dan je CV en motivatiebrief naar Andrew Tippins, Recruitment Partner bij [email protected]. De eerste ronde interviews vindt plaats via op locatie in Nieuwegein, Nederland.

Sluit je aan bij Q-bital Healthcare Solutions en maak deel uit van onze reis terwijl we doorgaan met het innoveren en transformeren van de gezondheidszorginfrastructuur wereldwijd. Wij horen graag van je!

Full/Part Time | Fixed Term Contract | The Netherlands

Q-bital Healthcare Solutions is a fast-growing company. We are part of Vanguard Healthcare Solutions, a UK-based, privately owned, international provider of infrastructure and clinical services supporting healthcare clients worldwide. Vanguard Healthcare Solutions was established in 1999.

Our purpose-designed and built mobile and modular facilities provide our clients with new or replacement healthcare spaces including operating rooms, endoscopy suites and sterilisation and diagnostic departments.

We are currently seeking an Operations Support Administrator to join our operations team. This is an office-based role, at our European head office in Nieuwegein, the Netherlands, working 28-40 hours a week.  

Responsibilities: 

General 

• All secretarial tasks for the Netherlands' Management Team such as agenda management and taking minutes during meetings 
• Support the Director of Operations with diary management and take minutes of meetings and coordinating meetings as required 
• Prepare and carry out internal ISO audits as per schedule and complete reports. Assist in ensuring compliance to all relevant legislations and ISO standards 
• Support in all areas of business administration, collaborating with colleagues to improve and modernise processes and procedures 
• Any other task that the management team requests to support the running of the business 
• Responsible for all on premise equipment and service contracts 
• Making sure they are maintained, logged and information / certificates are collected and controlled 
• Collaborating with Netherlands stakeholders and Operations Support Team in the UK 
• Administration of goods receiving documents like packing slips and other documents 
• Providing support and coordination to the Environmental, Social and Governance (ESG) lead for local activities / initiatives 

Office Management:  

• Setting standards for housekeeping 
• Manage deliveries and visitors 
• Ensure stock of supplies – consumables, perishables or other are maintained and audited regularly 
• Responsible for the office telephone and taking messages as required 
• Managing the car fleet and coordinate third party reviews and relevant documentation 

Local/Group Support: 

• Organise training, keep training records up to date and making sure that training is renewed on time when necessary 
• Support the on-boarding and off-boarding processes of employees 
• Supporting scheduling recruitment interviews as required 
• Active participant of Employee Engagement Group 

Benefits of working for Q-bital include: 

• Competitive base salary based on experience
• Fixed-term contract for one year with potential for permanent position based on performance
• 30 holidays on a full-time basis, company phone, laptop
• Career development opportunities and an enthusiastic, growing team
• Chance to make a positive impact on patient experiences

Required conditions: 

• Strong organizational and communication skills
• Self-starter with an approachable and helpful attitude
• High attention to detail and pragmatic
• Strong time management and planning skills
• Ability to remain calm, positive and effective under work pressure
• Curiosity to understand detail of requests to gain full understanding
• Customer-oriented: you always go the extra mile for the external and internal customer
• Works independently as required with the ability to create a positive team spirit
• Solutions focused with a hands-on attitude
• Excellent in Dutch and English both written and spoken
• Is able to demonstrate high levels of confidentiality 
• Excellent / advanced MSOffice skills to include PowerPoint; Word and Excel 
• MBO4 certificate

If you are a motivated individual looking to make a significant impact in a challenging and dynamic environment, please send your CV and cover letter to Funda Kocaarslan, Recruitment Partner at [email protected]. The first round of interviews will take place via Teams, the second round on location in Nieuwegein, The Netherlands.

Join us at Q-bital Healthcare Solutions and be part of our journey as we continue to innovate and transform healthcare infrastructure globally.

We look forward to hearing from you!